Competenze
- Gestione della corrispondenza comunale in arrivo: smistamento, protocollazione, classificazione e distribuzione della stessa ai vari servizi e archivio comunale
- Gestione del sistema di ricezione di documenti elettronici attraverso il sistema della Posta Elettronica
- Certificata e avvio/completamento di un sistema di gestione documentale informatizzato
- Consegna e ritiro posta c/o ufficio postale
- Elaborazione delle deliberazioni da sottoporre alla Giunta e Consiglio Comunale. Regolare tenuta registri, conservazione delle stesse
- Convocazione delle adunanze della Giunta e del Consiglio, con predisposizione degli atti necessari allo svolgimento delle stesse
- Redazione delle ordinanze e dei decreti del Sindaco
- Svolgimento delle funzioni di segreteria del Sindaco
- Servizi di centralino con smaltimento traffico telefonico e rilascio informazioni
- Attività di supporto a favore di tutti gli uffici nella predisposizione delle determinazioni con relativa redazione definitiva con l’applicativo gestionale e tenuta relativi registri
- Invio in pubblicazione e attestazione dell’esecutività delle deliberazioni
- Comunicazione e trasmissione deliberazioni ai Capi-gruppi comunali ai sensi di legge
- Predisposizione attestazioni permessi retribuiti Assessori comunali
- Prestazione assistenza ai Gruppi consiliari e ai singoli Consiglieri attraverso attività di consulenza, predisposizione di documentazione e di quanto necessario all’esercizio dei diritti e delle facoltà connesse alla carica di Consigliere
- Iter amministrativo per nomina rappresentanti dell’Ente presso Enti, Aziende ed Istituzioni e Commissioni comunali per atti di nomina, rinnovi, surrogazioni, convocazioni.
- Contributi associativi
- Adempimenti PerlaPA per incarichi di propria competenza
- Aggiornamento del sito Internet comunale, con la periodica pubblicazione delle deliberazioni, determinazioni e altri atti comunali e ogni notizia utile alla cittadinanza, dati sulla trasparenza di propria competenza, invio newsletter informative alla popolazione
- Adempimenti per il rispetto del codice dell’Amministrazione digitale
- Gestione gare di servizi e forniture del proprio settore, nonché assistenza agli altri settori nella gestione dei loro atti di gara
- Redazione dei contratti comunali e adempimenti procedurali conseguenti alla loro sottoscrizione, tenuta del repertorio e registrazione presso l’Agenzia delle Entrate territorialmente competente, nei termini previsti dalle leggi, assistendo il segretario, nella sua qualità di Ufficiale rogante, negli atti di natura contrattuale in forma pubblica amministrativa
- Garanzia del regolare funzionamento della rete informatica e delle macchine d’ufficio dell’Ente e gestione del sistema informatico complessivo del Comune
- Figura di “Amministratore di Sistema” della rete informatica
- Gestione dei rapporti contrattuali con le ditte fornitrici di beni e servizi dei settore di propria competenza
- Acquisti e forniture necessarie al normale funzionamento degli uffici (quali ad es. cancelleria, stampati, pratiche, fotocopiatori, macchine d’ufficio, carburante automezzi, materiale di pulizia, hardware, software ecc.), tenendo conto dei fabbisogni comunicati dai singoli servizi. Liquidazione fatture di propria competenza
- Forniture di rappresentanza istituzionale (omaggi floreali, corone di alloro, luminarie natalizie ecc…)
- Raccolta delle richieste e sottoscrizione degli abbonamenti a riviste periodiche e/o a servizi on line in abbonamento per aggiornamento su normativa enti locali
- Assistenza al Segretario, responsabile del personale per la gestione delle pratiche di competenza dello stesso, supportandolo nella parte giuridica del personale, con stampa delle relative determinazioni, statistiche, adempimenti di legge, passaggi, mobilità, contratti del personale ecc.
- Gestione degli stages formativi per studenti
- Assistenza segreteria al Sindaco ed agli Assessori comunali
- Gestione rapporti con la biblioteca comunale, assicurando le relative forniture e fabbisogni.
